SOP Humas

 

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

POLRES KEPULAUAN SERIBU

 

 

 

I. PENDAHULUAN.

 

1. UMUM

 

Dalam Undang- undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Pasal

28F disebutkan  bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan  memperoleh informasi, mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya serta berhak untuk mencari,  memperoleh,memiliki  dan  menyimpan  informasi  dengan  menggunakan

segala jenis saluran yang tersedia.

 

Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh informasi maka dibentuk undang- undang yang mengatur tentang Keterbukaan Informasi Publik. Fungsi maksimal ini diperlukan mengingat hak manusia untuk memperoleh informasi merupakan Hak Asasi Manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa bernegara yang demokratis.

 

Dalam kesiapannya menghadapi era Keterbukaan Informasi Publik,Polri sebagai salah satu badan Publik, bertugas dibidang pelayanan informasi dituntut untuk lebih meningkatkan kinerjanya secara optimal dan professional sehingga di harapkan dapat memberikan pelayanan informasi kepada publik secara transparan dan Akuntabel.

 

Seiring dengan tuntutan masyarakat yang semakin komplek dan kritis terhadap jasa   pelayanan  informasi   maka  dibutuhkan   kesiapan  secara   menyeluruh   baik perangkat  keras maupun perangkat  lunak dan penyediaan jasa  layanan informasi. Salah satu bentuk daripada kegiatan tersebut adalah penyiapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan atau pelayanan informasi.

 

Guna memudahkan kinerja dan mendapatkan hasil yang optimal dipandang perlu Untuk membuat Standar Operation Procedure (SOP) kegiatan PPID tersebut diatas. SOP ini merupakan Pedoman Dasar pelaksanaan tugas PPID dalam melaksanakan tugas penyimpanan,pendokumentasian, penyediaan,dan atau pelayanan informasi.

 

 

2. DASAR

 

a.  Undang-Undang No.2  Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia. b.  Undang - Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukan Informasi Publik.

c.  Undang - Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik                   .

d.  Peraturan kapolri No. 24 Tahun 2010 tentang tata cara pelayanan informasi publik .

 

3. MAKSUD DAN TUJUAN

 

a. Maksud

 

Pembuatan Standar Operation Prosedur (SOP) ini dimaksudkan sebagai pedoman dasar Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Polres bertugas dalam penyimpanan, pendokumentasian,penyediaan dan atau pelayanan informasi.

 

b. Tujuan

 

Tujuan Pembuatan Standar Operation Procedure (SOP) ini sebagai   acuan pelaksanaan tugas Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi satker Polres guna mendapatkan   persamaan   persepsi,kesatuan   tindak   dan   keseragaman   dalam pelayanan informasi publik.

 

 

4. RUANG LlNGKUP

 

Adapun ruang lingkup dari pada Standar Operation Procedure (SOP) ini meliputi pada pelaksanaan Tugas PPID, dan hubungan tata cara kerja dan mekanisme, pelayanan informasi publik.

 

 

II. PELAKSANA PPID

 

 

 

1.    Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan Undang -undang  No. 14 tahun 2008 pasal 1 ayat (9) adalah Penjabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang bertanggung         jawab  dibidang  penyimpanan,  pendokumentasian,' penyedia dan atau pelayanan informasi di Badan Publik.

 

2     PPID  terdapat  pada  Kesatuan  Polri  yang  berada  ditingkat  Mabes  dan Kesatuan Kewilayahan Polda dan Polres. Untuk tingkat Mabes PPID ada pada Divhumas Polri dibawah Kadivhumas Polri ( Kadiv humas Polri sebagai atasan PPID ), tingkat Polda dibawah Bidhumas (Kabid Humas Polda) dan Polres keberadaan PPID ditunjuk secara fungsional dan melekat pada Kapolres selaku atasan PPID.

 

 

3.  Perangkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Polri terdiri dari :

 

a.  Perwira Penanggung Jawab PPID adalah Perwira yang bertanggung jawab untuk mengendalikan pelayanan informasi publik.

b.  Pejabat Pengelola, penyimpan dan penyedia informasi adalah petugas Polri /PNS yang     mempunyai   tanggung   jawab   mengelola,   menyimpan dan   menyediakan informasi yang memiliki kemampuan IT.

c.  Pejabat arsiparis ( penata bukuan) / dokumentasi adalah petugas Polri IPNS yang mempunyai tanggung jawab  untuk  mendokumentasikan semua  bentuk  informasi publik dan menata arsip.

 

 

 

4.  Standarisasi sarana dan prasana yang digunakan dalam pelayanan informasi publik, antara lain:

 

a.  Peralatan pengolah data ( editing unit)   linier dan non linier baik manualmaupun digital.

b.  Kamera video dan foto, kamera surveilance, viedo player 1 VTR unit (VHS, video 8,

mini DV, DV cam, Betacam, Betamax, Hard Disk ) danstudio   audio baik yang manual maupun digital.

c.  Peralatan yang berbasis multimedia ( proyektor LCD, computer dan laptop)

d.  Ruangan dengan teknologi jaringan yang berbasis inter dan intranet. e.  Peralatan digital monitoring media (DMM) baik televise maupun radio.

 

 

 

III. STANDAR OPERATION PROSEDUR (SOP)

 

 

 

a. PPID mempunyai tugas antara lain:

 

1) Mengumpulkan  Informasi  dan  data  yang  berkaitan  dengan  keqiatan  Polres secara berkala, serta merta dan setiap saat yang dapat diakses  publik yang bukan dikecualikan.

 

2)  Menyimpan Informasi dan data Polres yang menjadi tanggung jawab kesatuan masing - masing.

 

3) Mendokumentasikan Informasi dan data yang diperoleh dalam bentuk foto, rekaman dan Audio Visual.

 

4)  Menyediakan bahan informasi dan data yang akurat atau yang telah jadi sesuai kebutuhan.

 

5)  Memberikan  pelayanan  informasi  dengan  mengirimkan  secara  berkala,  serta merta dan setiap saat informasi dan dokumentasi kepada PPID Humas Polres Lombok Tengah.

 

b. PPID mempunyai tanggung jawab atas :

 

1)  Kelancaran pelayanan informasi kepada pengemban fungsi Humas.

2)  Kerahasiaan Informasi yang dikecualikan kepada masyarakat.

3)  Keakuratan Informasi yang diberikan kepada pengemban fungsi Humas dan masyarakat.

4)  Pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Satuan.

 

c. Tata cara Penyampaian Informasi oleh PPID

 

1)  Penyampaian informasi publik dilakukan dalam bentuk :

a)  Pemberian informasi dan data secara langsung.

b)  Pemberian informasi melalui akses informasi dan data teknologi informasi dan komunikasi.

 

2)  Penyampaian informasi dan data secara langsung kepada publik oleh PPID

,dalam bentuk antara lain:

 

a)  Tulisan

b)  Laporan

c)  Gambar

d)  Grafik

e)  Rekaman

 

 

3)  Penyampaian akses informasi dan data melalui teknologi informasi dan komunikasi oleh PPID dapat diperoleh melalui antara lain:

 

a)  Website

b) facebook

c)  Whatssapp (WA)

d)  Pesan singkat (Short Messages System/SMS)

e)  Email.

 

4)  Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan yaitu:

 

a)   Secara berkala yaitu segala kegiatan dan kinerja badan publik, laporan keuangan, informasi lain yang diatur oleh undang-undang.

 

b)  Serta merta yaitu segala bentuk keadaan yang mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.

 

c)  Setiap saat yaitu informasi publik yang berada di bawah penguasaannya tidak termasuk yang    dikecualikan,    hasil    keputusan    badan    publik    dan pertimbangannya,  seluruh  kebijakan  yang  ada  berikut dokumen pendukungnya, rencana kerja polri, perjanjian badan publik dengan pihak ketiga, informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum, prosedur kerja polri dan laporan mengenai  pelayanan  akses  informasi  publik  sebagaimana  diatur  dalam undang-undang.

 

d)  Informasi yang di kecualikan yaitu apabila informasi tersebutdi berikan akan menghambat proses   penyelidikan   dan   penyidikan,mengungkap   identitas informan, pelapor, saksi dan atau korban yang mengetahui adanya tindak pidana,mengungkapkan  data  intelejen  kriminal dan  rencana-rencana  yang berhubungan dengan pencegahan dan penanganan segala bentuk kejahatan transnasional,membahayakan keselamatan  dan  kehidupan penegak  hukum dan atau keluarganya, membahayakan keamanan peralatan, sarana dan atau prasarana penegak hukum.

 

d.  PPID  Satker  mempunyai  kewajiban  setiap  bulan  mengirimkan  data/info  berupa jumlah  permintaan  informasi  yang  diterima,waktu  yang  diperlukan  badan  publik dalam  memenuhi setiap  permintaan  informasi, jumlah  pemberian dan  penolakan permintaan informasi, alasan penolakan informasi.

 

e. Hubungan tata cara kerja dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dilaksanakan PPID Polda dengan Polres dan Divhumas Polri secara Horizontal dan Vertikal:

 

 

 

1)  Hubungan Horizontal Keatas

 

 

a)   Setiap PPID agar mengirimkan informasi dan dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan Polri yang dapat di akses olek publik yaitu informasi yang bukan dikecualikan, informasi yang wajib tersedia setiap saat dan informasi yang wajib disediakan secara berkala.

 

b)   Secara insidentil, PPID wajib memberikan informasi dan data yang akurat kepada Bid Humas Polda dan Divhumas Polri dalam hal terjadi kasus yang menjadi perhatian publik dan sedang ditangani oleh Satker Polres.

 

 

c)    Subag Humas Polres dapat meminta tambahan informasi dan dokumentasi yang telah diberikan atau dikirim oleh Satfung Polres

 

d)    Pengiriman informasi dan dokumentasi di lingkungan satker menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia.

 

 

 

2)  Hubungan Vertikall Samping

 

a)  Saling  memberi dan menerima  informasi dan  dokumentasi  yang  berkaitan dengan satuan kerja masing-masing.

 

b)  Melaksanakan koordinasi yang berkaitan dengan informasi publik disampaikan pada publik.

 

c)  PPID  Satker  wajib  secara  langsung  memberikan  laporan  informasi terkait dengan peristiwa yang bersifat insidentil yang menjadi perhatian publik kepada PPID Bid Humas Polda.

 

d)  Setiap  PPID Satker agar  mengirimkan  informasi dan dokumentasi  kepada PPID Bid Humas Polda yang berkaitan dengan kegiatan Satker yang dapat diakses oleh publik antara lain: informasi yang bukan dikecualikan, informasi yang wajib tersedia setiap saat dan informasi yang wajib disediakan secara berkala.